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Intellektuelle Arbeit effektiver unterstützen – Personal Knowledge Management als Produktivitätsfaktor

Semantische Technologien sollen zukünftig das Wissensmanagement am Arbeitsplatz besser unterstützen. Auf einem “semantischen Desktop”, der das Ziel verschiedener aktueller Forschungsvorhaben darstellt, soll der Wissensarbeiter mit genau jenen Informationen “gefüttert” werden, die für ihn persönlich von Relevanz sind. Aber auch dabei kann weniger manchmal mehr sein.

 

Das Thema “Wissensmanagement” wird in der Regel aus der organisatorischen Sicht eines Unternehmens oder einer Behörde diskutiert. Dabei geht es ganz allgemein gesprochen darum, das in der jeweiligen Organisation benötigte Wissen zu generieren oder zu beziehen, vorzuhalten und zu verteilen bzw. die hierfür notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen. Die Frage, wie Information individuell genutzt und am effizientesten verwertet werden kann, quasi die “letzte Meile” des Wissensmanagement, findet demgegenüber deutlich weniger Aufmerksamkeit. Das ist erstaunlich angesichts der hohen Bedeutung, die dem viel zitierten “Wissensarbeiter” für die moderne Ökonomie beigemessen wird. Seine Möglichkeiten, die von einer Wissensinfrastruktur bereitgestellten Informationen effizient in verwertbare Arbeitsergebnisse zu transformieren, entstehen nicht nur auf Grund persönlicher Kompetenz, sondern eben auch durch eine geeignete organisatorisch-technische Unterstützung.

 

Persönliches Wissensmanagement – unterschiedliche Forschungsansätze

Unter “persönlichem Wissensmanagement” (personal knowledge management / PKM) werden Methoden, Werkzeuge und Infrastrukturen verstanden, die auf eine effiziente und arbeitsergonomische Gestaltung wissensintensiver Arbeit abzielen. In der wissenschaftlichen Literatur finden sich hierzu unterschiedliche Ansätze und Verständnisvarianten, die sich jedoch gegenseitig ergänzen können:

 

  • PKM wird von einigen Autoren verstanden als aktive Gestaltung der eigenen Wissensentwicklung [ZS05]. Ausgangspunkt dieses Ansatzes sind die nutzerindividuellen Internalisierungs- und Externalisierungsprozesse als Voraussetzung für das eigene (lebenslange) Lernen sowie für die Zusammenarbeit in Netzwerken. Werkzeuge, die die Selbstreflektion und den Wissensaustausch unterstützen können, sind beispielsweise semantische Wikis [OVBD06] und Weblogs (Verwendung als persönliches Arbeitsjournal oder Lerntagebuch) [EL04, JR06].
  • Ein zweiter Ansatz versteht PKM als prozessunterstützende individuelle Informationsversorgung [HMBR05]. Dieser Ansatz fokussiert auf das individuelle Handeln in komplexen Workflows und zielt auf eine automatisierte Versorgung mit Dokumenten und Informationen für den jeweiligen Prozess-Schritt (Task Specific Knowledge Delivery) [HMBR05, MHBR05]. Exemplarisch für eine solche prozessorientierte Assistenz wurde am DFKI das Werkzeug FRODO Task Man entwickelt.
  • Ein dritter Ansatz des PKM zielt auf das Management der persönlichen Arbeitsumgebung inklusive der hierfür relevanten Dokumente [HT01, SS01, EL04, LS05, SDEL06]. Das Ziel ist die Entlastung des Nutzers von Recherche- und Auswahlprozessen durch personalisierte bzw. kontextbezogene Wissensdienste. Die Personalisierung des vorhandenen Content kann entweder durch die Nutzer selbst erfolgen (z. B. persönliche digitale Libraries wie “Paddle” [HT01]) oder aber durch Einsatz semantischer Modelle automatisiert werden. So genannte “Observation Plugins” werden in Standard-Applikationen (z. B. Mozilla Firefox oder Mozilla Thunderbird) eingebettet und analysieren den Arbeitskontext des Nutzers [SS01]. Auch die Personalisierung des Information Retrieval, beispielsweise durch semantische Analyse persistenter Nutzerinteressen [MVCF08], gehört in diesen Bereich.

 

Wettlauf um den “semantischen Desktop”

Für das Management der persönlichen Arbeitsumgebung stellt das Konzept des “semantischen Desktop” einen Schwerpunkt zahlreicher Entwicklungsarbeiten zum Personal Knowledge Management dar. Dabei soll eine (automatisierte) semantische Verschlagwortung der für den Nutzer relevanten Quellen erfolgen, um diese über ein personalisiertes oder kontextbezogenes ontologisches Modell reorganisiert auf dem Desktop abzubilden.

 

Am Massachusetts Institute of Technology (M.I.T.) wurde bereits 1997 mit der Entwicklung einer benutzerindividuellen Informationsverwaltung begonnen. Das Projekt Haystack wurde seither fortlaufend von wechselnden Projektpartnern unterstützt, darunter Nokia, HP und Microsoft. 2004 wurde von Haystack der Prototyp für einen “Semantic Web Desktop” vorgestellt, der dann allerdings nicht mehr weiterentwickelt wurde und inzwischen auch nicht mehr verfügbar ist. Darüber hinaus wurde der Ansatz eines eigenen Semantic Desktop inzwischen am M.I.T. aufgegeben, und das Haystack-Projekt konzentriert sich in verschiedenen Teilprojekten auf Erweiterungen für den Firefox-Browser bzw. den Thunderbird eMail-Client.

 

Ein umfassendes Konzept für einen semantischen Desktop wurde von Sauermann et al. im Projekt EPOS entwickelt [SDEL06, LS05]. Dabei wird ein persönliches Informationsmodell des Nutzers aus relevanten Kontakten, der Fachdomäne und seinen Arbeitsprozessen entwickelt, auf dessen Basis die Informationen gefiltert werden (Abbildung 1).

 

 

Abbildung 1: Wissensdienste auf der Basis persönlicher Informationsmodelle: Aus [SDEL06]

 

Sauermann et al: Wissensdienste auf der Basis persönlicher Informationsmodelle

Auch in dem von der Europäischen Union geförderten Projekt NEPOMUK (Networked Environment for Personal Ontology-based Management of Unified Knowledge) soll ein semantischer Desktop entstehen, der den Nutzer semiautomatisch dabei unterstützt, sein Wissen zu artikulieren und zu einem persönlichen Informationsmodell (PIMO) zu verknüpfen. Für den Aufbau entsprechender Ontologien sollen nicht nur die verschiedenen Applikationen des Anwenders miteinander verknüpft werden, sondern auch ein Austausch in einer sozialen Community erfolgen [LS05]. NEPOMUK ist eine Weiterentwicklung des von Leo Sauermann koordinierten DFKI-Projekts gnowsis und inzwischen Teil von KDE.

 

Im THESEUS-Programm hat sich das Projekt ORDO der Bertelsmann-Tochter Empolis (jetzt Attensity) das Ziel gesetzt, einem solchen Anspruch gerecht zu werden und Nutzer von der manuellen Informationsablage weitestgehend zu befreien. Semantische Technologien sollen dem Benutzer “eine übersichtliche und mühelose, weil automatisch erstellte, Ordnung seiner gesamten digitalen Informationen ermöglichen.”

 

Dazu sollen Textdokumente auf ihre Konzepte und Zusammenhänge hin analysiert werden, Fakten extrahiert und Zusammenfassungen automatisch erstellt werden. Weiterhin sollen Methoden und Technologien entwickelt werden, die Primärdatenbestände mit Internetinhalten kombinierbar machen.

 

Dieser Content soll automatisch kategorisiert und entsprechend persönlicher Schemata zugänglich gemacht werden. In ORDO soll ein speziell für Forschungs- und Entwicklungs(F&E)-Abteilungen der Chemie- und Pharmabranche konzipierter Desktop entwickelt werden, der über die genannten Technologien einen effizienteren, semantisch gestützten Zugriff auf spezifische Datenbanken (hier: Patentinformationen) ermöglicht und eine individualisierte, aggregierte Sicht auf die Informationen ermöglicht.

 

Informationsergonomie als Desiderat

Die dargestellten Ansätze des persönlichen Wissensmanagement sind allerdings von einer breiten Verwendung noch recht weit entfernt. Darüber hinaus werden bislang die durch die Informationstechnologie selbst ausgelösten arbeitsergonomischen Probleme in wissensintensiven Tätigkeiten bisher weitgehend ausgeblendet. Jede Automatisierung der Informationsbereitstellung birgt nämlich das Potenzial, die bereits heute bestehende Informationsüberflutung weiter zu verstärken. Die effizienzmindernde Wirkung der Informationsüberflutung sollen folgende einfache Beispiele aufzeigen:

 

  • Über E-Mails können einzelne Empfänger oder auch Empfängergruppen weltweit in Sekundenschnelle benachrichtigt oder mit ausführlichen Informationen (Attachments) versorgt werden. Die E-Mail-Kommunikation hat daher im Business-Umfeld einen immensen Stellenwert erhalten. Die Zunahme des (seriösen) Mailverkehrs hat allerdings zur Folge, dass Prioritäten in der persönlichen Kommunikation gesetzt werden müssen; denn sämtliche Anfragen ausführlich zu beantworten, würde häufig das eigene Zeitkontingent sprengen oder auf Kosten der eigentlichen intellektuellen Arbeit gehen.
  • Über die Digitalisierung von Unterlagen können Medienbrüche zwischen der PC-Welt und der “Papierwelt” vermieden werden. Daher liegt inzwischen der überwiegende Teil der Informationen in Unternehmen als unstrukturierte elektronische Dokumente vor. Diese müssen jedoch fachlich organisiert und technisch gemanagt werden. So entstehen neuartige Medienbrüche, nämlich zwischen Systemkomponenten, z. B. wenn Dokumente in persönlichen Ordnern abgelegt und dort weiter bearbeitet werden. Langwierige Rechercheprozesse auf Kosten der Produktivzeit sind die Folge.
  • Die Ausweitung von Informationssystemen auf Mobilgeräte und Arbeitsgruppen bringt eine Reihe von Vorteilen in der Zusammenarbeit und erhöht die Flexibilität von Mitarbeitern. Gleichzeitig erhöhen sich aber die Anforderungen an die individuelle Zeitplanung und die Aufgabenpriorisierung, wenn Termine im Netzwerk “eingebucht” werden oder wenn eine unmittelbare Reaktion auf Mailanfragen erwartet wird. An die Stelle der Selbstorganisation des Mitarbeiters tritt eine informationsgetriebene Arbeitsorganisation, in der eigene Leistungsziele verloren gehen können.
  • Kontinuierlicher Eingang von Informationen auf dem Desktop kann zu häufigen Ablenkungen und Unterbrechungen im Arbeitsprozess führen. Die Zerstückelung wissensintensiver Tätigkeit durch häufige Unterbrechungen bedeutet in der Regel eine über die Unterbrechung hinausgehende Zeitverschwendung, da die Störungen zur Unterbrechung des Konzentrationsflusses führen und häufig die Tätigkeit anschließend nicht unmittelbar wieder aufgenommen werden kann. Vielmehr ist eine Art “Einarbeitungszeit” notwendig, um sich das Thema und die konkreten Arbeitsschritte neu zu vergegenwärtigen. Darüber hinaus lassen einzelne Studien auch negative Langzeitauswirkungen vermuten, die durch den Drang ausgelöst werden, sich permanent auf dem Laufenden zu halten (Infomanie).

 

Zusammengefasst erfordert persönliches Wissensmanagement neben der informationslogistischen Komponente (“die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort”) und der Berücksichtigung persönlicher inhaltlicher Präferenzen auch eine informationsergonomische Ergänzung bzw. Korrektur. Das Ziel muss es dazu einerseits sein, Informationen inhaltlich stärker am Arbeitskontext des jeweiligen Mitarbeiters auszurichten und andererseits die Informationsflüsse so zu filtern, dass die Handlungsfähigkeit des Wissensarbeiters erhalten bleibt oder wieder erhöht wird.

 

Wünschenswert wären deshalb Systeme, mit denen sich auch der Informationsumfang und die Bereitstellungsmodi individuell regeln lassen.

 

  • Je nach Aufgabenstellung oder Situation kann für den Nutzer eine umfangreiche, möglichst vollständige Bereitstellung von Informationen oder aber eine aggregierte Darstellung, in der doppelte oder nebensächliche Informationen eliminiert sind, nützlich sein. Häufig kann bereits eine sinnvolle Strukturierung der bereitgestellten Informationen dem Nutzer helfen, sich die für ihn notwendigen Informationen schneller zu erschließen.
  • Beim Bereitstellungszeitpunkt kommt es darauf an, dass die Arbeitsabläufe möglichst nur dann unterbrochen werden, wenn dies dringlich geboten oder vom Nutzer gewünscht ist. Ansätze hierzu bieten bereits heute die in Suchapplikationen (z. B. Google Alert) oder Instant Messaging-Applikationen integrierten Profile, wobei noch differenziertere oder z. B. an Kalender angekoppelte Konfigurationsmöglichkeiten für das persönliche Zeitmanagement sinnvoll sind.

 

Darüber hinaus sind für das Personal Knowledge Management automatisierte Dienste wünschenswert, die die wissensintensive Tätigkeit von Routinearbeiten entlasten, wie z. B. das Zusammenstellen von Dossiers, das Wegsortieren und Wiederfinden von Unterlagen oder die Priorisierung eingehender Informationen.

 

Literatur

  • [EL04] Efimova, Lilia (2004): Discovering the iceberg of knowledge work: a weblog case. Telematica Instituut, The Netherlands: (Download)
  • [ET02] Tsui E.: Technologies for Personal and Peer-to-Peer (P2P) Knowledge Management. CSC Leading Edge Forum (LEF) Technology Grant report: (Download)
  • [HMBR05] Holz H., Maus H., Bernardi A., Rostantin O.: From Lightweight, Proactive Information Delivery to Business Process-Oriented Knowledge Management. Journal of Universal Knowledge Management, vol. 0, no. 2 (2005)
  • [HT01] Hicks D., Tochtermann K.: Personal Digital Libraries and Knowledge Management. Journal of Universal Computer Science, vol. 7, no. 7 2001
  • [JR06] Robes J.: What‘s in it for me? Weblogs als Personal Knowledge Management Tools. LEARNTEC 2006, Karlsruhe, 14.-16. Februar 2006
  • [LS05] Sauermann L.: The Semantic Desktop – a Basis for Personal Knowledge Management. Proceedings of I-KNOW ’05 Graz, Austria, June 29 – July 1, 2005
  • [MHBR05] Maus H., Holz H., Bernardi A., Rostanin O.: Leveraging Passive Paper Piles to Active Objects in Personal Knowledge Spaces. Wissensmanagement 2005:43-46
  • [MVCF08] Mylonas P., Vallet D., Catell P., Ferna M, Avrit H.: Personalized information retrieval based on context and ontological knowledge. The Knowledge Engineering Review, Vol. 23:1, 73-100.
  • [OVBD06] Oren E., Völkel M., Breslin J., Decker S.: Semantic Wikis for Personal Knowledge Management. In: Database and Expert Systems Applications, volume 4080/2006, pp. 509-518. Springer Berlin / Heidelberg, September 2006.
  • [SDEL06] Sauermann L., Dengel A., Elst L., Lauer A. et al: Personalization in the EPOS project. Proceedings of the Semantic Web Personalization Workshop at the ESWC 2006 Conference
  • [SS01] Schwarz S.: A Context Model for Personal Knowledge Management. Proceedings of the 2nd International Workshop of Modelling and Retrieval of Context (MRC 2005) in conjunction with IJCAII 2005, 39-50
  • [ZS05] Zuber-Skerritt O.: A model of values and actions for personal knowledge management. The Journal of Workplace Learning, Vol. 17 No. 1/2, 2005

 

Autor: W. Mattauch

 

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